Baza klientów wypożyczalni — historia wynajmów, notatki i ochrona przed oszustami w Renthelp

Baza klientów wypożyczalni — jak Renthelp chroni Twoją firmę przed stratami i porządkuje dane

Klient dzwoni i pyta o wynajem na przyszły tydzień. Wynajmował u Ciebie pół roku temu — ale nie pamiętasz jakim autem jeździł, czy zapłacił na czas i czy nie było problemów. Co gorsza, nie wiesz, czy ten sam klient nie narobił szkód w trzech innych wypożyczalniach. W Renthelp masz pełną historię w kilka sekund — a podejrzani klienci są oznaczani automatycznie.

Gdzie giną dane klientów (i dlaczego to kosztuje)?

W większości wypożyczalni dane klientów żyją w kilku miejscach jednocześnie: imię i telefon w zeszycie, skan dowodu w mailu, notatka o podejrzanym kliencie w głowie pracownika, który już nie pracuje. Kiedy klient wraca po kilku miesiącach — zaczynasz od zera. Nie wiesz, czy to stały klient, czy ktoś, kto ostatnio zwrócił auto z pustym bakiem i rysą na drzwiach.

A jest jeszcze gorszy scenariusz. Klient, który uszkodził pojazd w jednej wypożyczalni, przychodzi do Twojej. Nie masz o tym pojęcia, bo nie masz skąd tego sprawdzić. W branży wynajmu każdy właściciel zna to uczucie — wiesz, że niektórzy klienci krążą między firmami i zostawiają po sobie straty. Problem w tym, że bez systemu jesteś na to ślepy.

Co daje centralna baza klientów w Renthelp

Pełna historia wynajmów

Każdy klient ma kartotekę z listą wszystkich rezerwacji — jakie auto, kiedy, na ile dni, za ile. Widzisz pełną historię współpracy od pierwszego wynajmu. Klient, który wynajmuje regularnie co miesiąc, jest innym klientem niż ktoś, kto pojawił się raz i nigdy nie wrócił. Te wzorce pomagają podejmować decyzje.

Notatki i oznaczenia

Pracownik może dodać notatkę do profilu klienta — np. „zawsze spóźnia się na zwrot", „lojalny klient, dać rabat" albo „zwracał auto brudne i z uszkodzeniem, którego nie zgłosił". Możesz też oznaczyć klienta jako podejrzanego. Te informacje zostają w systemie na stałe — nawet gdy pracownik, który je wpisał, odchodzi z firmy. Dane każdej wypożyczalni są odseparowane — klienci jednej firmy nie są widoczni dla innej.

Sprawdzanie dokumentów przy wydaniu

Dane klienta wpisujesz do Renthelp raz — system waliduje poprawność formatu dokumentu tożsamości. Przy kolejnych wydaniach pracownik na parkingu sprawdza, czy dokument zgadza się z danymi w systemie. Szybka procedura, którą da się przeprowadzić na tablecie w kilka sekund, bez szukania po segregatorach.

Integracja z Rentbase — automatyczna ochrona przed podejrzanymi klientami

W branży wynajmu od dawna istnieje potrzeba wymiany informacji o nieuczciwych klientach między firmami. Rentbase (platforma BigDataBox) odpowiada na tę potrzebę — to baza historii wynajmu pojazdów, w której uczestniczące wypożyczalnie dzielą się informacjami o klientach, ich historii najmu i ewentualnych incydentach.

Renthelp integruje się z Rentbase. Jeśli masz wykupioną subskrypcję Rentbase, włączasz integrację w ustawieniach Renthelp — i od tego momentu nowi klienci są automatycznie sprawdzani w bazie. Jeśli klient ma negatywną historię w innej wypożyczalni, system oznaczy go jako podejrzanego. Nie musisz nic sprawdzać ręcznie — informacja pojawia się od razu przy tworzeniu rezerwacji.

To istotna przewaga, szczególnie dla firm, które obsługują turystów, klientów jednodniowych czy osoby rezerwujące online — gdzie nie masz możliwości ocenić klienta „na oko" przed wydaniem auta.

Lepsze dane = mniej strat

Kiedy wiesz, kto jest Twoim stałym klientem, komu dać rabat, a wobec kogo zachować ostrożność — podejmujesz decyzje szybciej i trafniej. Nie zgadujesz, nie pytasz kolegów, nie szukasz maili sprzed pół roku. Otwierasz Renthelp, widzisz pełną historię i notatkę od pracownika — i wiesz, co robić.